長い間、フランクリン・プランナーをご愛用いただいているとのことですが、現在は綴じ手帳のタイプをお使いなんですね。
はい、「フランクリン・プランナー 「7つの習慣」ウィークリー」を愛用しています。
ようやく20年かけて、自分なりの最終形態に落ち着いたというところでしょうか。
20年前、コヴィーの公開セミナーで提供されるサンプル手帳のようなものから、フランクリン・プランナーを使い始めました。
その後、デイリー・タイプのリフィルを使うようになったのですが、なかなか「1日1ページ」とか「見開きで1日」というスタイルを上手に使いこなせなかったんですね。
わーっと書き込むときもあれば、いたずらに白いページが続いてしまうときもあって。
ちょっとした気の緩みであっても、1週間経つ頃には7ページとか12ページにもわたる空白になってしまう。そうなると、フランクリン・プランナーを開いても充実感がないじゃないですか。
書けない状態が続くのは、毎日1ページとか2ページとか、書くスペースがたっぷり割り当てられている形が自分に合っていないからだと考えました。
当時のデイリー・リフィルにはウィークリーのページもあったので、それを使って管理していましたが、最近のリフィルはマンスリーとデイリーだけになってしまったので、綴じ手帳のウィークリータイプに変えることにしたんです。
バインダーもいいものを使っていましたし、持っているだけでも充実感があったので、リフィルから離れることには抵抗もありましたが、ウィークリーで管理できるのはこれしかないということで、この形に行き着きました。
リフィルから移行されたわけですが、綴じ手帳の使い勝手はいかがですか。
単純に図書館に本を返すとか、ちょっとした思いつきとか、そんなことまで全部落とし込むようにしているので、どうしても書き込むスペースが足りなくなってしまうんですよね。
それで、メモを貼り付けるスタイルにしてみたところ、書ききれないというストレスがなくなりました。テープ糊をピッピッピッとメモに3ヵ所つけて、ペタッと貼る。この方法だと簡単に貼ったり剥がせたりで便利なんです。こういうツールを探すのがけっこう好きですね。試行錯誤はありましたが、結局、足りないところは自分で追加して対応する形に落ち着きました。
すべての人生をこれ一つにまとめるという気持ちが強いので、最近では思いついたことを全部書くようにしています。フランクリン・プランナーって、自分自身が凝縮されたものだと思うんですよね。たとえ2〜3日くらい緩んだ日があっても、パッと気づいたときに書いてさえいれば、それなりに蓄積されていく。アイデアはしょっちゅう浮かぶのに、実践しないというのが自分の欠点なので、漏れなく書き留めることと、それがオールインワンですべてここに蓄積されることは、すごく重要な意味があります。そういう凝縮感が自分にとっていい作用をもたらしてくれるのかなと。
綴じ手帳にしたことで何か自分の意識が変わったというわけではなく、だらしない自分を何とか踏み留めてくれるのが、綴じ手帳のスタイルだったのかなと。一緒に持ち歩くうえで薄さもいいですし、結果的にはこれが自分にはピタリとハマった感じです。
アイデアのメモはどのページに貼っていらっしゃるのですか。
ウィークリー・タスクまたはウィークリー・ページに全部リアルタイムで書くようにしています。タスクは左側、アイデアなどは右側。どちらも欄が足りなければ、どんどんメモを貼っていくというやり方です。
仕事上で「次はこういうことをやろう」と思いついたアイデアなどは、プロジェクトごとに分けて書いていた時期もありましたが、結局、そのうちそのページを見なくなってしまって、そのままフェードアウトしてしまうことが多かったんですね。でも、今のやり方なら、「今週やるのはちょっと無理そうだな」というときは、翌週の日付に移しておけば、そのときに必ず思い出すことができますから。
元々あまり整理が得意なタイプじゃないので、ルーズな自分なりに管理しやすい方法が見つかってよかったです。これでようやく継続して使い続けられるなという実感が出てきました。
大平さんは複数のお仕事をされているので、一般のビジネス・パーソン以上にセルフ・マネジメントをいかに徹底していくかが大きな鍵になりそうですね。
メインの保険コンサルタントについては、損害保険やＥＡＰ等人事系サポート事業等は黒、生命保険は青で色分けしています。その他のサポート的な仕事は緑、プライベートは赤。そうするとパッと探しやすいですから。
保険の仕事ですと顧客管理が重要になりますが、保険会社のデータベースにアクセスすれば基本的な情報はすぐ確認できますので、プランニングに必要な情報だけをプランナーに落とすようにしています。さらに詳細なデータは会社に紙ベースのファイルがあって、成約した際のプロセスなど、自分のほうで押さえておきたい情報については、そちらに保管しています。
私の立場はアビリティという保険販売流通企業に籍を置く一人代理店みたいなもので、基本、フルコミッションなんです。やればやっただけリターンは出ますが、ダメならそれまで。損害保険や生命保険が中心ですが、数あるリソースを活かして、人材採用適性検査とかメンタルヘルス（ＥＡＰ）、不動産業など、もっとジャンルを広げていけたらと考えているところです。
本来の自分はかなりルーズな性格なので、多種多様なタスクを実践するためにも、とにかくすべてのタスクを書き込みます。そして、それを「いつやるか」について、1日の始まりなり1週間の始まりに、早めにプランニングするようにしています。
朝は、早朝に起きて、できるだけ早くオフィスに向かい、まだ電話も来ないような早い時間帯に、ゆっくり手帳を広げる時間をつくるようにしています。
アポイントも約束の1時間前には着くようにして、その場所や喫茶店などでゆったり手帳を見ながら、今日のテーマを考えたり、どういう提案の展開を振り返ったり、時間配分を考えたり。落ち着いた気持ち、なるべく自分が主導権を握れるような余裕のある精神状態にしてから仕事に向かうことを心がけています。
今のお仕事には、会社のほうから提示される達成目標といいますか、いわゆるノルマのようなものがあるのでしょうか。あったらあったなりに、なければないなりに、そこをご自身でどう管理されていくのか、気になります。
そこまで厳しい明確なノルマ的なものはないのですが、一定のところでバサッと切られてしまうリスクはあると思います。
だからこそ、自分で数字的な目標を設定していく難しさがあって、そこのところが自分に一番欠けているという部分でもあるわけです。そういうガツガツしたところがもっと必要かなということを感じながら、そのうちに……みたいな感覚でやってきて、気がついたら今年で50になりますので（笑）。自分がひたすら外を歩き回って稼ぐ、というやり方を通す年でもなくなってきたなと。最近は考え方を変えていく必要があることを痛感しています。
今までのように「やりたいことをいつやるか」だけじゃなくて、具体的な目標を立てて着々とこなしていく。そういうセルフ・マネジメントの部分の強化が、今、まさに自分の課題ですね。
今、課題というお話が出ましたが、そのソリューションとして、「7つの習慣」を日々、意識されている部分はありますか。
初めて『7つの習慣』の本を読んだとき、とても感銘を受けました。保険の仕事というのは形のないものを売るわけですから、こういう仕事をやっていくうえでのバイブルといいますか、そういう意識はあるかもしれません。家族愛とか生きる目的を問うという意味では、「7つの習慣」と保険って、けっこう共通点が多いような気がします。
とにかく、自分自身の課題としては、放っておくと追っかけ仕事になりがちなので、もうちょっと明確な目標設定とか長期的な計画に持っていきたいというのがありますね。
フランクリン・プランナー、特に綴じ手帳に対するご要望がありましたら、ぜひお聞かせください。
損保の場合、毎年満期がありますから、月間を見ながら週間、週間を見ながら月間、という風に、それぞれを参照しながらプランニングができるようになるとありがたいですね。
3年満期とか5年満期とか長期のものもありますから、何年も先まで月間があったら、さらに使いやすいです。
「この時期になったら誰それに連絡する」という流れを俯瞰できるようなリストは自分でもつくっているのですが、「ここまでに数字をどういう風にしていこう」みたいなビジョンが、どうしても自分には欠けがちなので。
やはり保険の業界って結局は数字ですから（笑）、そのためにも、なるべく全体を見たいというか、部分と全体を参照し合えるようなシステムが綴じ手帳にできたら、とてもありがたいなと思います。
貴重なご意見、ありがとうございます。現状ですと、マンスリーカレンダーをお使いいただいてもいいのかもしれませんね。同じことをウィークリーとマンスリー両方に書き込む手間はかかりますが。
そうですね。アポイントとかスケジュールについては、まずマンスリーで決めていって、決まったことをウィークリーに落とし込んでいく方法をとっています。
そのときに、今週は何をしようか、具体的なタスクを入れていきますから、マンスリーとウィークリーに同じことを書くことについて、二度手間だとか面倒だとか、そういう抵抗はまったくありません。
それと、プロジェクトを忘れないというか、そこから意識が遠のかないように、継続的に自分で書けないものかなと常々思っていて。日々のところで記録したことを後から振り返るときに探しやすいよう、なるべくマンスリーのほうにもいろいろ書くようにはしています。その月にできなくても、次の月にスライドして書けますし。つい書き漏らしちゃうことも多いんですけど（笑）。
今後、ご自身の成長やさらなる進化に向けて、フランクリン・プランナーをどのように活用していきたいとお考えですか。
短いスパンでの管理は自分なりにできるようになってきて、ようやく「いつかやろう」から、「いつやる」というところにまでは来られたと思います。
なので、今度は「いつ達成するか」。もうちょっと長い目で見て、何ヶ月、何年というような長いスパンでのスケジューリングというか、目標を達成するためのプロジェクト管理がきるようになっていきたいなと思っています。そこが自分の永遠のテーマになるのかもしれません。
こんなレベルなので、自分がここでお話なんかしていいのか、ずっと悩んでいたのですが（笑）。私にとってフランクリン・プランナーというのは、ダメな自分を少なくともフェードアウトさせない、自分の意識をフェードアウトさせないための装置という位置づけになるかと思います。つまり、自分の足りない部分をどう律していくか、そのためのツールということですね。
自分なりに今の方法にたどり着いて、これまではどうしても継続できなかったことが、ようやく継続できるようになってきたことは間違いありません。一つのことに集中すると他のものが見えなくなってしまうタイプなので、今、頭の中にあるものすべてがここに入っている、いつでも振り返ることができる、という今の使い方は、自分にとってのベストだと現状では考えています。