スケジュール欄のアイデア

始めの時間と終わりの時間を矢印で明記する

スケジュールを設定するときに、始まりの時間と終わりの時間を決めると、時間を有効に使えるようになります。
ご自分のプランナーを見てみてください。自分の仕事には締め切り、相手との仕事(特に会議や打ち合わせ)には開始時間のみを書いてないでしょうか。そうすると、いずれの場合も、前後の予定が曖昧になり、時間を有効に使えなくなってしまいます。
自分の仕事に「始める時間」を設定すると、なかなか取り掛かれない状態を避けることができ、相手のある仕事に「終わる時間」を設定すると、無駄に長引くことが減ってきます。

スケジュール欄を縦に2分割し、左に計画、右に結果を記入する

スケジュール欄を縦の罫線を引いて2分割して、左側に計画、右側に結果を記入します。この方法は、計画通りには進まなかった場合の原因を分析するのに大変役立ちます。
結果を知ると、「取り掛かりが遅い」「移動時間を設定していなかった」「急なアクシデントに見舞われた」など、計画から実行までに何か傾向が見えてきます。あるいは、計画と全く違うことを実行していたこともあるかもしれません。
また、計画を立てても、上司の指示や顧客への対応などで計画の変更ばかりだという人は、計画の立て方を見直したほうがよいかもしれません。

必ず達成したいタスクはスケジュール欄に記入(自分とのアポイント)

フランクリン・プランナーでは、今日達成したいタスクを優先度によってABCに分類し、さらにA1、A2、A3、B1・・・・・・と各グループのタスクに数字をつけて優先順位を明確にするように紹介しています。
どうしてもその日に達成しなければならない重要なタスクは、スケジュール欄に記入して、時間をブロックするのが効果的です。この時間は、自分とのアポイントの時間です。
こうすれば、仮に誰かから打ち合わせの依頼があったとしても、「すみません、その時間はアポイントが入っているので、別の時間でお願いできますか?」と答えることができるでしょう。
特に日中は打ち合わせばかりで、自分の時間がとれるのはいつも就業時間が終わってからという方におすすめしたい方法です。

プランニング・タイムを習慣にするために、計画時間をスケジュール

毎日、どんなことに、どれくらい時間を使っているかご存知ですか? 30分刻みになっているフランクリン・プランナーのスケジュール欄を、あなたの行動分析に活用する方法を紹介しましょう。
スケジュール欄に書いた行動にタイプ別のマークをつけていきます。例えば、移動時間はMovementの「M」、商談時間はClientの「CL」社内連絡はCommunicationの「CO」といった具合にチェックしてみましょう。
蛍光ペンなどで色分けすると、自分がどのような行動に、どれくらいの時間を割いているのかが一目瞭然です。1週間、1ヵ月単位で分析すると、時間の使い方の改善点が見えてくると思います。

緊急事態は起こるもの。想定して時間を空けておく

どんなに完璧なスケジュールを計画しても、予想外のトラブルやアクシデントは起こるものです。
スケジュールは、分刻みでぎっしりと埋めるのではなく、ある程度余裕をもって設定しましょう。アクシデントが何もなければ、次のタスクに取り掛かるか、気になっているプロジェクトの進捗確認や連絡の電話をするなど、短時間で終わるタスクを集中的に済ませる時間にあてることもできます。
将来のトラブルを防ぐことにもつながり、一石二鳥です。

朝を効果的に使う

個人差もありますが、一概に朝の時間のほうが知的作業は生産性も上がり、効率的にできるようです。
会議や電話での問い合わせ、Eメールの対応、上司からの指示など、営業職以外の方でも、落ち着いてデスクの上で業務が出来る時間は意外なほど少ないものです。
昼間はミーティングやコミュニケーションと割り切って、思い切って知的業務は朝にシフトしてしまうのもひとつの方法です。ハイラム・W・スミスは、朝の3時間は「魔法の3時間」と呼んでいます。自宅で行うのもよし、気分を変えて会社の近くのカフェや誰もいない会社を利用するのもいいでしょう。

出来事のメモとして活用する

内勤業務が中心の人は、緻密なスケジューリングの計画はあまり意味がない場合もあります。周囲とのコミュニケーションや調整といった仕事が多く、自分自身で時間を決めにくい場合です。
そういうときは、依頼された仕事や問い合わせのあったこと、指示を出したことなど、出来事のメモとして記録していきましょう。1日が終わったあとに計画していたタスク欄との整合性がとれれば、問題ありませんし、かなり違いがあるのであれば、タスク・プランニングの時点で何か考えなければならないかもしれません。