「一週間コンパス」の秘密
「一週間コンパス」は、時計ではなくコンパス
タイム・マネジメントは、単なるスケジュール管理ではありません。どのように効率的にタスクを実行するかという時計だけでなく、どちらの方向に進むかというコンパスが不可欠です。一週間コンパスは、最も大切なことを実行するにはどんなことをしたらいいかを教えてくれるコンパスです。
7つの習慣 第3の習慣を実践するツール
一週間コンパスは、「第３の習慣 最優先事項を優先する」ことができるツールです。効果性を高め、また人間関係を豊かにし、主体的な生き方するには、第Ⅱ領域にあるタスクを実践することであり、それをツールとして習慣化できるのが一週間コンパスです。
役割を知れば、本来やるべきことが見えてくる。
人にはさまざまな役割があります。ビジネス・パーソンであり、親であり、子供であり、ボランティアのメンバーであり、仕事仲間であるという具合です。一週間コンパスは、仕事以外の役割を思い出すことができるので、ワークライフバランスにとても役立つと同時に、本来のやるべきことも見えてきます。
一週間コンパスは自分も磨く
役割の中で、ひとつ忘れてはならないことがあります。それは、自分自身を磨き、成長させるという役割です。一週間コンパスには、自分自身を磨くための欄があります。「肉体、知性、精神、社会・情緒」の４つの側面それぞれにおいて、自分を磨く活動を計画しましょう。
役割を果たすと、ポジティブになる
バリバリ仕事をしている人ほど、一週間コンパスを活用して仕事以外の人生があることを思い出す必要があります。仕事の以外の役割も果たすことで、友人や家族との関係が変わり人生を楽しむことができるようになります。一週間コンパスは、人生を豊かに楽しくしてくれるツールです。
一週間コンパスの使い方ステップ
一週間コンパスは刃を研ぐだけでなく、第II領域の事柄の実行をサポートします。また、忙しさにかまけて忘れがちな役割についても思い出させてくれます。1週間のうち30分でいいので、次のステップを実践してみましょう。これまでとは、まったく違う1週間となり、大切なことを実行できるようになるはずです。
STEP1 第II領域の事柄を考える
緊急対応に時間を取られて重要な事柄を先送りしがちなあなた、時間管理のマトリックスを活用して、緊急な事柄や重要な事柄を整理しましょう。第I〜第IV象限のうち、緊急ではないが重要な第II象限の事柄にフォーカスすることが大切です。緊急かつ重要な第I象限の事柄ばかりに追われていると、いつまで経っても第II象限の事柄に取り組むことはできません。
最初はきついかも知れませんが、例えば第II象限の「準備や計画」に取り組むことで、第I象限の「クレーム処理」に取られる時間などを減らすことができるようになり、次第に第I象限に割く時間が少なくなってきます。もちろん、第IIIや第IV象限の事柄を少なくすることによっても、第II象限に使える時間は増えてきます。他の象限に費やす時間が少なくればなるほど、第II領域の緊急ではないが重要な事柄に取り組むことができるようになり、最も大切なことを実現できるようになります。
STEP2 仕事以外の役割を考える
最も大切なことを実行するもう一つの大事なポイントは、仕事以外の役割を考えるようにすることです。仕事に関する事柄は強制力が働きますのでやらざるを得ません。特に、顧客からのクレームや上司の業務命令などは早急に対応しなければならない上に、自分の担当業務が遅れた場合などは同僚や上司から注意が入りますから、プライベートな事柄を先送りしてでもやりとげてしまい、ワークライフバランスが崩れてしまいがちです。
そんなときこそ、一週間コンパスがとても役立ちます。ワークライフバランスは時間を確保するかどうかが問題ではなく、自分の役割を思い出すことによってバランスをとり続けていくことだからです。一週間コンパスを使って、仕事以外の役割で忘れているものがないかを確認することができるのです。一週間コンパスを活用して、仕事以外の人生があることを思い出してください。
STEP3 1週間で取り組む第II領域のタスクを考える
通常、デイリーリフィルやウィークリーリフィルには、今後取り組むべき第Ⅰや第Ⅱ領域のタスクを記入すると思いますが、一週間コンパスを第Ⅱ領域の事柄を実行するための専用ツールとして使うと、常に第Ⅱ領域のタスクを意識することができるようになります。
例えば、この1 週間は豊かな人脈をつくりたい場合、それに関するタスクだけを一週間コンパスに記入するのです。あるいは１週間で自分の年間目標を検討したい場合などは、そのタスクを第Ⅱ領域として一週間コンパスに記入します。一週間コンパス記入例を参考にして、1週間で実行したい第II領域のタスクを検討してください。
STEP4 1週間で果たすべき役割や重要な事柄を記入する
1〜3のステップで、1週間の間に実行する事柄がはっきりしたら、一週間コンパスに記入します。通常の手帳では、1週間で果たすべき仕事やプライベートのタスクを同じスケジュール欄に記入するため、どうしても緊急な事柄の対応に追われてしまいます。一方、フランクリン・プランナーではスケジュール欄と一週間コンパスを使い分けることができるので、緊急ではない重要な事柄を常に意識することができ、先送りを減らすことができるようになります。
例えば、この1週間は仕事に注力するための重要な事柄を一週間コンパスに記入したり、反対に、バランスの取れた行動をするために1週間で果たすべき役割を一週間コンパスに記入します。これによって、日常の業務のタスクに紛れることなく、重要な事柄を実行できるようになります。どうしても業務を優先しなければならなくなった場合でも、翌週の一週間コンパスに記入することで実行する機会を失うことも少なくなります。