［フランクリン・プランナー] ユーザー・インタビュー　生田さん

introduction

大学生の頃から学生を集めたイベントやセミナーを盛んに開催していた生田さん。そんな経験を活かして卒業後は起業し、「ハッピーバースデーカンパニー」を立ち上げた。現在は、バースデーの事業、就職を控えた学生向けの研修・コンサルティング事業、NPO団体“キッカケ・プロジェクト"を展開。学生時代から築いてきた人脈をフルに活かし、忙しい毎日を送っている。「感動を贈る」「イキイキのキッカケを贈る」という一貫したミッションに共感する若者は後を絶たない。そんな生田さんにフランクリン・プランナーとの出会いからタイムマネジメントに対する独自の考え方を伺った。

まずはタスク管理を中心に活用

生田さんとフランクリン・プランナーとの出会いは、大学1年のときに遡る。サークル、バイト、インターンなどの予定が錯綜し、小さなサイズの手帳では書ききれなくなったからだ。大きなサイズの手帳に変えてみても結果は同じ。時間管理の必要性を感じた生田さんがたまたま手に取った本が、ハイラム・スミスが著した『TQ　時間管理の探究』。その内容に感銘を受け、すぐにフランクリン・プランナーを使い始めた。最初はタスク管理を中心に活用していたが、次第にタスクを書くだけではタスクが先延ばしになってしまい、忙しい割には生産性があがらないことに気づき、3年目あたりから成果につなげるためのマネジメントを考え、タスクに優先順位をきちんとつけることを大切にしてきたという。
使い始めて4年目になると、1日のタスクが増えて優先順位をつけただけではこなしきれない状態に陥ったそう。そこで、タスクを「いつやるか」を決めて、先にスケジュール欄に入れてしまい、他の予定その時間に入れないことで、タスクを着実に実行しやすい工夫をした。さらに、1時間の空き時間ができたときに集中して行う細かなタスクをマークしておいて、できることを短時間にまとめてこなす。こうすることで、空いた時間に何をしようかと考えているうちに時間が過ぎてしまったり、ネットに逃避して結局タスクがこなせなかったりする状況から抜け出すことができたと言う。

1ヵ月の計画を重視し全体を俯敢する

記入例生田さんが重視しているのは、1カ月の計画だ。まずその月の最初に、プライベートやビジネスのプロジェクトごとにタスクと所要時間のリストを作る。そしてそのタスクを、所要時間を考えながらすべてをマンスリーカレンダーに書き込む。つまり月初めに、プロジェクトのために使える時間を先にスケジュール表に書き込んで確保してしまうのだ。こうすることによって、あらかじめ予定されている計画との整合性をとることができ、すぐにタスクとその所要時間を調整することができるようになる。また、日々の行動の際にも、その日のタスクだけではなく長期的な計画も見ることができるため、今後の計画を視覚的に捉えることが可能になり、「何としてもやらなければ」という危機感・使命感が先延ばし防止効果を生む側面もあるようだ。

成長と成果を重視する

記入例ここからは、「成長と成果を重視する」ために工夫していることを紹介しよう。
プランナーを使う効果をはっきりさせるために、生田さんは「その日の成果を明確にする」ということを大切にしている。その一つ目の方法は、朝にはその日に一番出したい成果物を１つだけ決め、その日の終わりまでにできているかどうかが、今日の成果の指標とするのだ。例えば、今日の成果物を「企画書を書く」としたら、一日の終わりに達成できたかどうか○×をつける。毎日○が続けば、一番重要な成果を出し続けていることが認識され、×が続くと重要なことに集中できていないことが意識されるのだ。
二つ目に紹介するのは、フューチャーダイアリー。今日一日をどう過ごしたかを朝に書くことも成果を出すのに役立つそうだ。通常は一日の終わりに日記として書くような「今日は集中してタスクを思い通りこなせて、とても楽しい一日だった」という内容を一日の始まりに右ページに書くと、その内容が意識されやすく、一日を前向きに過ごすことができる効果があるという。
最後は、1ヵ月で集中して鍛えたい能力的なことと、自分のあり方をミックスして毎月10項目の目標を実行する方法だ。例えば、実行力を高めるといったスキルや、誠実、熱意溢れる人物など自分がなりたい姿、自分に足りないと思うこと、身に付けたいことを10項目設定する。そして毎日の振り返りで、10項目について自分が理想とする姿を100％とすると、どれ位達成できたか％で記す。各項目の10の位を足すと10項目全部が完璧にできたら合計は100％になり、今日は70％だ、60％だということを認識するそうだ。一番よくわかっている自分が自分に満点をつけるのは難しいが、この数字をグラフ化すると、50が続いた後に、急に70台に回復するなどの変化がわかる。自分のモチベーションとこの数字に強い関連性がはっきりと現れるため、数字が伸びたきっかけや、逆に下がっていくきっかけを見直すと、自分をコントロールしながら成長していくことができるようだ。

手帳がうまく書ければ、生活もうまくいく！

生田さんは手帳と実際の生活の関連について次のように語ってくれた。　「自分の生活や仕事があまりうまくいってないときは、必ずといっていいほど手帳をうまく使いこなしていないときと重なります。不思議なことに生活や気持ちを立て直すきっかけとして、まず手帳だけはちゃんと書くようにすると自然と生活も軌道修正ができるんです」計画や振り返りがいかに重要であるかを表している言葉である。1冊の手帳がすべての情報を管理し、生活のコンパスとして活用されている好例だろう。柔軟かつブレのない計画を立てようとする熱意の背景には、時間管理に対する明確な意識がある。生田さんもかつては時間管理と自由は相反するものだと思っていた。しかし、自分の中でさまざまな価値観を考え抜いていくうちに、自由とマネジメントは相反するものではなく、マネジメントとは自由を得るための手段だという結論になったという。時間管理を徹底することで自分の自由を増やし、その帰結として満足のいく人生を送る。これが生田さんの時間管理に対する考え方であり、人生の価値観なのだ。　最後に生田さんはこう語ってくれた。　「僕は純粋に楽しみたいんです。この事業を選んだのも、遊ぶこと、楽しむことが仕事の知識やノウハウの蓄積となり、仕事に活かすことができるから。人生の目標達成も、自分がいかに楽しくやるかが大切なんです」。