第1回:月間マスタータスクリストを使いこなす

フランクリン・プランナーをお使いの殆どの方は、デイリーページ(あるいはウィークリーページ)や月間カレンダーはとても使いこなしていらっしゃいますが、月間目標やマスタータスクリスト、そしてINDEXを活用している方は意外と少ないようです。真の生産性を向上させるのに役立つのが、この月間マスタータスクリストです。プランナーの完璧活用術の第1回は、このページを効果的に活用する方法をご紹介します。

● 備忘録からゴール・プランニングへ

デイリーページのタスクリストやスケジュールを記入して、優先順位をつけるだけでも日々の生産性は向上します。しかし、それだけでは、どうしても緊急性だけが行動の基準になってしまい、重要なことが達成しにくくなります。

例えば、今日の重要課題を考える場合は、「Aさんに電話する」「B社と打ち合わせ」など、緊急なことになりがちです。そしてそれは、ほとんどが「今日はこれを忘れないようにしなければ・・・・・・」という備忘録としてのタスクリストになってしまいがちです。

そんなときは、1ヵ月単位で自分の課題を考えてみるのがお勧めです。ビジネス、プライベート面において、今月は何をすれば自分や家族や会社にとって良い結果となるだろうか、という観点で月間の主要課題を考えるのです。

月間カレンダーの最後のページには、「MASTER TASK LIST」があり、下段に「月間目標」の欄があります。この欄こそ、あなたのプランナーを、単なる備忘録からゴールプランニングに変えることができるところです。

「私が今月やり遂げたいことはなんだろう?」

「今月、良い影響を大きく与えることができるのはどのようなことだろう?」

「今月私にとって本当に重要なことはなんだろうか?」

「前々からやりたかったが、できていないことの中で、今月できることはないだろうか?」

これらの質問について、それぞれ仕事、プライベートにおいて考えてみましょう。

たとえば、「業務改善の計画書を作成し、部長に提案する」「ABC社との関係改善のためにサービス内容を検討する」「部門のコミュニケーションを良くするために制度提案をする」といったことになるのではないでしょうか。1ヵ月単位になると緊急性が外され、自分の独自の貢献に基づいた価値観や、目標に近づいた課題という重要なことが考えられるようになります。

● 長期目標から月間目標を導く

定期的にミッション、価値観、目標を見直して、その中から今月できることを月間タスクリストや月間目標欄に記入して、日々の行動につなげていくことも生産性をあげる上で効果的です。

例えば、あなたの長期目標が「今年度中に新しいブランドを立ち上げる」だとします。そのためには、今月あたりに「コンセプトをまとめ、友人に相談してみる」ことが有効かもしれません。

その場合、月間目標の欄に、「ブランドコンセプトをまとめる」と記入してみます。

複数の目標があれば、月間目標の欄に複数の目標が並び、目標ごとではなく1ヶ月の時系列で見ることができます。

こうすることで、その月に果たさなければならない目標がクリアになり、一週間や毎日の計画に落とし込みやすくなり、達成の可能性がぐんと高まります。

また、この月間目標欄は、ビジネスとプライベートに分かれているので、生活のバランスを考える上でも有効です。仕事をしている人は、どうしてもビジネスのタスクばかり記入してしまいますが、プライベートの目標もきちんと記入されているかどうか確認することが、仕事とプライベートのバランスをとることにつながります。

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