第3回:タスクの記入場所を考える

フランクリン・プランナーの大きな特徴のひとつは、タスクリストでしょう。このタスクリスを有効に活用することで、タスクの実行し忘れをなくし、重要なタスクを思い出し、また新たな計画を思いついたりします。また、豊富なタスクリストは、単なるTO DO リストではなく、将来設計や自分自身にとってとても大切なことを思い起こさせてくれたりもします。

しかし、特にデイリーページをお使いの方は、タスクリスト欄が豊富にあることで、逆に書いた場所を忘れたり、あまり振り返ることの少ないページに記入していたりと、記入スペースが豊富にあることで逆に混乱を招く可能性があります。

今回は、中~上級者のために、タスクリストを効果的に活用するためのいくつかの活用例をご紹介しましょう。

●行動する日に移入する

打ち合わせやミーティング時に、何か行動を行う必要が出てきた場合、ノートページやその日のタスクリストに記入せずに、そのタスクを行う日のタスクリストに記入するのがいいでしょう。

そうすれば、その日がくるまでそのタスクのことを忘れることができますし、その日になればまた思い出すことができます。

●1週間にバランス良くタスクを配分する

日曜日の夜や月曜日の朝をその1週間のプランニングの時間に当てている人は多いでしょう。しかし、その場合、どうしても月曜日のタスクリストにタスクを詰め込んでしまいがちになります。1週間のタスクを早く終わらせたくなりますし、できる限り週の後半に余裕を持たせたくなってしまうからです。

月曜日のタスクリストには、確実に実行できるタスクを計画しましょう。そして、1週間のタスクリストにできる限りバランス良く配置するようにしましょう。

●スケジュール欄もタスクリストとして活用する

営業職や外出することが多い職種の方は、少しまとまったデスクワークの時間ができると、山盛りのタスクリストが待ち受けていることが少なくありません。

その場合は、優先順位をつけ、重要度の高いタスクからスケジュール欄に記入していきましょう。時間自由のタスクリストだけでは、ついつい先送りしてしまいがちです。

重要であればあるほど、自分を相手に、時間も決めて約束しましょう。そうすることで実行の可能性がぐっと高まるでしょう。

●あえて、2~3週間先のタスクリストに記入する

他人とスケジュールの相談をするとき、「20日までは空いていません」や「来週前半まではいっぱいです」などといった言い方をすることがあります。そして先のスケジュールを決めていくのですが、そのやり方を自分自身にもあてはめてみましょう。

自分では重要とわかっていながら先送りするときは、「再来月あたりから取り組もうか」「3カ月後ぐらいには取り掛かろうか」など、大雑把に考えてしまいがちですが、それではまた先送りされてしまうでしょう。

今月取り掛かるのが無理なのであれば、来月1日のタスクリスト欄に、「○○○○企画着手」などと、その日のタスクリストに記入しましょう。他人との約束は2カ月でも3カ月先でもとりつけるものです。自分との約束であるタスクの計画も同じようにやってみましょう。

戻る