第7回:アナログとデジタルを連携する(1)

昨今、スマートフォンやタブレットなどの登場で、モバイル環境が10年前とは激変しています。携帯電話でもスケジュール管理している方は数多くいらっしゃいましたが、スマートフォンの登場によって、機能が格段に強化され、スケジューラ、タスク管理などがいとも簡単にできるようになりました。

さらにiPadに代表されるようなタブレットPCは、起動も早く、スケジュール管理ツールもとても充実しています。

また、PCにおいても、クラウドのサービスの登場、ここへきての「ウルトラブック」と呼ばれる超軽量PCの登場によって、こちらもモバイル環境がここ数年で激変しています。

こうしたIT、ネット環境の変化を見ていると、ツールを毎年のように買い換え、対応していく手間暇以外は、もはやアナログの出番はないという印象を受ける人も多いでしょう。

単純に、デジタルツールの手帳に対するメリットとして羅列してみても、

  • ファイルを持ち歩ける
  • インターネットの場合、ネット環境さえあれば、デバイス、場所を選ばない。
  • 一度スケジュールに入れたら転記しなくてもいい。
  • アラート機能を使える。
  • メールやSNSを使えば、すぐにシェアできる。

など、メリットは数えきれません。

では、アナログの手帳は必要ないのでしょうか。あるいは、アナログの手帳の役割とはなんでしょうか。もともと人は、自分の手で書くことでアイデアや考えをまとめたり、気づいたり、思い出したりしてきました。アナログの良さなどないという人は少数でしょうから、デジタルとアナログの双方の良さを活かし、共存させる方法をとるべきでしょう。

現在、多くの知識労働者の方々は、自分のデスクをベースとし、多くの連絡、通達をデスク上にあるPCのEメールという手段を使って行っていることでしょう。

フランクリン・プランナーが提案する、アナログ手帳とデジタルツールの共存、今回は、このEメールとどのように手帳を共存させるか探っていきましょう。

最近、企業でも採用することが増えてきた、Google社のGmail。なんといってもメールサーバーの容量が大きく、普通に使う人であれば、個人使用の無料版でもほとんど問題はないでしょう。

その機能をフル活用するために、ファイルサーバー替わりに使用する人も多く、それだけでも使う価値は十分です。会社でドメインが割り振られているという人でも、Gmailへの転送設定をするだけで、Gmail上でファイルを保存しておくことができ、高度な検索機能を使えば、すぐに引っ張り出すことができます。

手帳(フランクリン・プランナー)の良さの一つに、タスクとスケジュールを並列的に関する機能があります。

朝のプランニングタイムに、フランクリン・プランナーを使ってすべてのタスクを書き出します。私は通勤電車の中は、ほぼこの時間にあてていますが、朝食のあと、あるいは出社前のカフェなどでもいいでしょう。

そして、そのタスクリスト(通常だと、20個ぐらいが並びます)を眺め、そのタスクの中で、クリティカルなもの(時間が制限されているもの、または、その作業を行わないと他の人に影響を与えてしまうようなタスク)を選び出します。

次に、フランクリン・プランナー単独で使う場合は、そのクリティカルなタスクをスケジュールに書き写すのですが、Email中心のワークスタイルの方は、そうしたタスクをスマートフォンでGmailを起動し、自分あてにタスクについてメールします。

フランクリン・プランナー上では、タスクに優先順位をつけ、朝のプランニングタイムは終了です。

デスクに到着し、Emailを起動すると、ほとんどの場合は、自分からのメールが一番上にきています。そのメールをまず開け、リマインドします。時間的な余裕があれば、関与者のメールアドレスを検索し、下書きフォルダに保存し、タスクの終了時など、そのタスクの関与者にすぐに連絡ができるようにします。(クリティカルなタスクは、すぐに連絡するべきタスクがほとんどです)

こうすることで、重要でクリティカルなタスクを確実に対処することができるのです。

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