4日目:目標を分解し、ステップを作る

どんなに大きな目標でも、サイズを小さくすれば問題ない

目標が設定できたら、次は実現可能なステップへの落とし込みを行います。このブレークダウンが目標実現へのカギを握ります。大きな目標であればあるほど、一気に成し遂げるのは困難なもの。ちょうど、フルマラソンでペース配分を考え、計画的な走りをしながらゴールを目指すことに似ています。ステップの達成を積み重ねていくと、本来の大きな目標が達成できるというやり方はとても効果的なので、段階を踏んで達成へとつなげていきましょう。

目標を実現するために必要なのは、「PLAN(計画・目標設定)」「DO(行動)」「CHECK(反省)」「ACTION(改善)」の「PDCAサイクル」です。フルマラソンを走る人が、何の目安もなく、ただ漠然と42.195キロを2時間台で走るという目標を立てても、実現は難しいことはおわかりいただけるでしょう。フルマラソンの42.195キロを2時間台で走ろうとしたら、5キロ地点では20分台、10キロ地点では40分台と細かく目標タイムを計画し(PLAN)、それに従って走り(DO)、それぞれの地点でのタイムを確認(CHECK)して、調整(つまりACTION)を行っていくはずです。 

あなたがこれから実現しようとしている目標にも同じ事が言えます。行動をチェックし、適切な改善を行っていくためにも、目標を途中で計測できる細かなステップに分解することが重要になるわけです。

ステップを整理し、タスクリストにする

それでは、ブレークダウンで出てきたステップを整理していきましょう。同じようなステップが二重に存在していないか、目標実現のために足りないステップはないか、整理を行い、それぞれのステップに期限をつけていきます。どのステップの優先順位が高いのか、目標を達成するには、それぞれをいつまでに実行すればいいのかを考えていきます。

ここでは、フランクリン・プランナーに「目標設定用紙」という便利なフォームがあるので、これを使ってみます。

まずは、一番上にこの目標がどの価値観から出てきたものかを書き込みます。

次に、目標を「長期目標」の欄に記入します。これまでの例で言えば「1年以内に顧客のクレームを半分に減らす」です。さらに、中間ステップ欄にはそれぞれあなたがブレークダウンをして導き出したステップを整理しながら記入していきます。

ここまで記入したら、ステップの優先順位を書き入れて、具体的な期限を「期限欄」に記入していきます。

これで、あなたは価値観を実現するために必要な目標設定と中間ステップが設定できたわけです。目標達成までの道のりがはっきり見えるようになりましたか?

月、週、日にタスク、目標を記入する
(月間目標、週間目標、デイリー目標)

スケジュールや計画を立てていくときに、私たちは1日、1週間、1ヵ月といった区切りをよく活用します。

おおまかに言えば、1日はこまかなタスク(電話連絡やアポイントメント、承認をもらうなど)を管理するスパンに適していて、1週間は生活のバランスを考えるスパンに適しています。(金曜日に友人と食事をする、土曜日にリフレッシュをする、など)

そして1ヵ月は、ある程度の仕事の進捗をみていくスパンに適しています。会社の売り上げや、まとまった報告を月単位で管理することが多かったりしますので、連動させる必要もあります。

中間ステップを決め、優先順位と期限を決めたら、その計画の作業量、期間を考えながら、月や週の目標にしていきましょう。

例えば、今月末までに「コールセンタースタッフと週に1回のミーティングを行う」というステップを設定していたら、それが今月の目標ということになります。

手帳の今月のページに、目標として「コールセンタースタッフと週に1回ミーティングをする」と書き込みます。それを達成するために必要な「ミーティングに必要な顧客クレームリストのフォーマットを作成する」を第1週の週間目標にしたとします。それを達成するために必要なタスクが出てきたら、実行する日のタスク欄にそれらを書きます。それに従って行動すると、週間目標が達成でき、それが続くと月の目標が達成できるというわけです。

1ヵ月か1週間かは、あなたの仕事のリズムや計画の立てやすさで選んでもかまいません。

重要なことは、目標やステップを設定したのに、気がついたら締切日だったということが起こらないように、1ヵ月、1週間の目標として、しっかり計画していくことです。

目標から