「第II領域時間管理」としての第4世代ツール
「フランクリン・プランナー」

手帳は、単なるメモとしての第1世代、更にスケジュール管理の要素が加わった第2世代、目標管理や能率・効率を追求する第3世代とタイム・マネジメント・ツールは生活や社会に応じて進化してきました。
ところが、第3世代手帳では、スケジュールを必要以上に詰め込んでストレスを抱える問題が生じてきました。そこで、生まれたのが第4世代手帳です。「時間は管理できない。管理できるのは自分自身の行動である」という点に立脚し、大切なことに大切な時間を使い、自分自身の生活を効果的に管理する手帳へと進化しました。
そして、 スティーブン・R・コヴィー博士が「7つの習慣」(第三の習慣)の中で提唱している、第4世代ツールこそ、フランクリン・プランナーなのです。コヴィー博士は「第II領域時間管理」を、「緊急性ではなく重要性に集中し、P(目標達成)とPC(目標達成能力)のバランスを向上させるプロセスである」と定義しています。(「第Ⅱ領域時間管理」についてはこちらへ)

また、スティーブン・R・コヴィー博士は、「7つの習慣」(第三の習慣)の中で第4世代ツールの特徴を次のようにあげています。フランクリン・プランナーはこれらの条件を満たすツールとして開発されており、時間管理の概念を大きく変え、あなたの効果性を劇的に向上させます。

1. 一貫性

自分のビジョンとミッション、役割と目標、優先順位と計画をうまく調和させたものでなくてはならない。

つまり、1冊の手帳の中に、ミッション・ステートメントを作成・記入できる機能が必要であり、役割や目標を管理する場所も必要なのである。

2. バランス

時間管理ツールは生活にバランスを生み出すものであるべきであり、自分の家族、健康、仕事、準備、自己啓発などの重要事項が日々の生活の中で疎かにならないようにできるものでなくてはならない。

3. 第II領域への集中

緊急な問題を処理する活動よりも、事前の予知、予防、計画などの第II領域の活動に集中できるツールでなければならない。それを行う最も良い方法は、一週間単位での計画であり、一週間でバランスをとることである。大切なことは、「スケジュール課題に優先順位をつけることではなく、優先課題をスケジュールに入れる」ことである。

4. 人間重視

ツールはスケジュールだけでなく、大切な人間関係について考えさせてくれるものになっていなければならない。第II領域に集中するためには、効率的にスケジュールをこなすことよりも、人のニーズを優先させなければならない。スケジュールどおりに実行できなかったとしても、重要なことを優先させることが大事なのだ。

5. 柔軟性

時間管理のツールは、あなたのニーズ、スタイルに、やり方に柔軟に合わせるべきであり、あなたの主人ではなく、あなたの下僕(しもべ)でなければならない。

6. 携帯性

ツールは携帯に便利なものでなければならない。常に携帯できるようになっていれば、いつでも大切な情報を引き出すことができる。