ビジネス・エグゼクティブのためのタイム・マネジメント

●エグゼクティブのためのタイム・マネジメント・プロセス

仕事ができる人ほど、仕事は毎回チャレンジングなことになります。
となると、エグゼクティブとして仕事をこなしていこうとするなら、日々チャレンジングな仕事に向かっていく必要があります。
エグゼクティブの使命は、新たな価値を生み出すことだからです。日々変化する環境や求められるニーズの変化に対して、新しい戦略やソリューションをタイムリーに生み出していかなければなりません。

決まったプロセスの中で効率的に仕事をするのは、いわゆるマネージャーとスタッフの役割です。決まったシステムの中で、いかに効率を高め、最大の成果を生むために、日々努力します。
そうした、システムの中で行うタイム・マネジメントでは、毎週や毎朝、やるべきタスクを書き出し、優先順位と時間配分を調整し、決定し、ひとつずつこなしていくわけですが、新しい戦略やソリューションを生み出していくには、システムを超えることを行わなければならないため、システムの中でやるべきことを考えるというような、タスク・マネジメントでは意味がないのです。
新しいことへのチャレンジを行うには、以下のプロセスが効果的です。

プロセス1

戦略的課題を明らかにし、「to-be」を描く

新しいことにチャレンジするとは、「to-be」(あるべき姿)に対して「as-be」(現状)とのギャップを埋めるということです。そしてそのギャップを埋めるための行動をしなければならないのですが、重要なことは、これまでなぜそれができなかったのか、自分の抱える解決しなければならない戦略的な課題が何なのかを明らかにしなければなりません。

自分が抱える戦略的な課題とは、「お前は新規顧客の開拓が少ない」「提案が遅いんだよね」といった、上司やクライアントから指摘される課題もありますが、自分が新しい目標に向かって進むためにどうしても解決しなければならない優先的な課題のことです。
単に上司から指示が来た、クライアントから指摘された、ということではなく、コンタクトできるチャネルの問題か、キーマンとのコミュニケーションか、投入するサービスのクオリティか、といった、自分が取り組むべき課題を明らかにします。
すると、「今年は1億の売り上げをつくる」という目標が、単に結果だけの目標ではなく、「今年は、〇〇のチャネルに対してサービスを投入し1億の売上をつくる」という、課題が明らかになったうえでの「to-be」となります。

プロセス2

取り組むソリューションを決める

次は、その「to-be」に対して、取り組むソリューションを決めなければなりません。ソリューションとは、その課題を解決するための手立て、方法、手段と考えてください。
当然ここでのソリューションはひとつではありません。
「業界団体とのパイプをつくるために会員となり参加する」「チャネルの市場調査レポートを定期的に提出する」「独自の新サービスをつくる」などといったソリューションを計画します。この段階では、そのソリューションが正しいかどうかはわかりませんので、広くアイデアを集め、優先順位をつけます。

プロセス3

実行計画をスケジュールにおとしこむ

ソリューションを決めたら、実際の行動をスケジューリングすることになりますが、できる限り、この先1カ月から2カ月のスケジューリングを行ってください。
年度の計画だからといって、1年間の計画では遠すぎますし、この先1週間の計画ではすでにスケジュールが埋まってしまっていますので、1日単位や2日単位のまとまった時間を確保するには、せめて1カ月前の計画が必要です。
さらに重要なことは、私たちは一人だけで仕事をすることはできません。自分の仕事のために、他人の貴重な時間を使うことになりますから、相手の計画のことを考慮すれば、計画は早いほどいいでしょう。特にお客様とのコミュニケーションが必要な場合は、特に注意が必要です。提案時期の告知、先方上司へのアポ、同行によるヒアリングなど、中期的なスケジューリングが必要なのは言うまでもありません。
最終的な時間の確保や時間調整は、1~2週間前になってしまうこともありますが、大まかな時間確保は1~2カ月前に行ってください。

プロセス4

デイリータスクを毎日計画し、振り返る

最終的なタスクの計画は、その日の朝、できれば前日の夜に行うようにしてください。
計画は立てても、必ず状況は変化します。昨日までの結果を踏まえ、今日のやるべきタスクをもう一度再計画してください。
フィードバックの対応、やり残し、新しい課題・問題など、1週間前には想定できていなかったことが必ず起きています。前日の夜に計画するほうがいいのは、今日までの変化が鮮明に残っているからです。
人が行動できるのは、「今」だけですから、今日1日何をやるのか、しっかりと確認します。

また、デイリータスクを計画する際、1~2カ月先の計画を確認することを忘れないでください。お客様やチームメンバーへのリマインド、準備、確認事項など、今日のタスクとして計画しておく必要があるものをリストアップしておきます。