月間カレンダーのアイデア

月間カレンダーとデイリーページでのスケジューリングはプロセスを決める

月間カレンダーとデイリーページ(あるいはウィークリーページ)の両方を使用していると、まれに転記漏れやダブルブッキングなど、スケジュールの混乱が起きることがあります。
スケジューリングや計画を立てるときは、初めに予定を月間カレンダーに記入してからデイリーのスケジュール欄に再計画をするといったような一連の流れを決めておくといいでしょう。
近い将来、自分のためにまとまった時間が必要なときは、自分とのアポイントをまず月間カレンダーに記入して、次に日々のスケジュールに落とし込んでいきます。
仕事やライフスタイルによって、一週間コンパスから日々のスケジューリングをしたい方や、月間カレンダーの裏にあるマンスリータスクリストを活用するのが適している方もいるでしょう。大切なのは、ご自分がやりやすいプロセスを習慣化することです。

役割ごとに4色ボールペンで色分け記入

役割のバランスは、日々のスケジュールやタスクで意識することに加えて、1ヵ月という広い視点でバランスがとれているかを確認できると、より正確に把握できます。そんなときに活用していただきたいのが、月間カレンダーです。
ただし、忙しいときほど色々なスケジュールやタスクが書かれますから、細かな字が黒一色でぎっしり並んでいると、バランスがとれているか判断しづらくなってしまいます。
4色のボールペンを使って、仕事は黒、家族関係は赤、自分を磨く活動は青、会合や人脈作りは緑など、色分けして記入しておくと、どの領域でバランスを欠いているかが一目瞭然です。こうして月間カレンダーの使い方をちょっと工夫するだけで、役割のバランスチェックが機能します。

月間カレンダーを2セット使う

仕事のスケジュールの中にプライベートの予定を書き込むことに抵抗がある場合は、思い切って月間カレンダーを2セット使用してみましょう。
ひとつは仕事用、もうひとつはプライベート用と分けて使用してもいいでしょう。また、1枚は記念日カレンダーにするという使い方もあります。記念日といっても誕生日だけではなく、お客さまの創立記念日やイベントなど、覚えておきたい予定はたくさんあります。いろいろな活用シーンがありそうです。商談やミーティングの中で、プライベートの予定が見えることがないので、カレンダーをテーブルの上に出すことに抵抗がなくなります。ただし、カレンダーを複数枚使用する時は、予定の重なりに注意してください。

月間目標に今月の主要な目標を記入

月間カレンダーの裏には、月間マスタータスクリストと月間目標の欄があります。基本的に月間目標欄には、設定している目標からブレイクダウンされたその月の目標を記入し、マスタータスクリストには、その月に達成したいタスクを記入します。
月末あるいは月初に、その月に成し遂げたいタスクとして「ビジネス」「プライベート」それぞれの欄に記入します。
忙しい日々を過ごしていると、つい目の前のことだけに一生懸命になってしまい、1ヵ月の目標を忘れてしまうことがあります。
月間マスタータスクリストと月間目標に記入した内容とデイリー・リフィルに記入したタスクリストは、整合性がとれているか、こまめにチェックしましょう。大きな方向性を見失わないためにもぜひ行っておいてください。

2つあるインデックス欄を使い分ける

月間カレンダーのもう一方の裏側と、デイリー・リフィルの最初に同じ内容の月間インデックス欄があります。月間カレンダーの裏面にあるインデックス欄は、1年間の携帯を考え、検索インデックスとして使いましょう。古いデイリーページを保管用バインダーにとじておいても、このインデックスページを参照するだけで、すぐに該当ページを探し出すことができます。
リフィルの最初のインデックス欄は、その日の出来事のポイント、気づいたことを1行でまとめてみてはいかがでしょう。2つのインデックス欄を使い分けることで、1ヵ月を整理、総括することができます。

仮スケジュールは付箋、確定したら書き込む

会場の予約、調整事項の多いスケジュールなどは、最初は付箋でマークしておいて、確定したら書き込む方法が効果的です。
こうしておくと新たなスケジュールが入ってきても、調整可能なスケジュールがすぐに分かります。また、未確定情報が一目瞭然なので、チェックリストの役目も果たしてくれます。