タスク管理のアイデア

デイリーページ(あるいはウィークリーページ)のデイリータスク欄に、「プロジェクトの起案」といった何日もかかる大きなタスクを記入してしまうと、完了するまで毎日タスクに先送りマークを記入することになります。 また、進捗状況や達成度が計りにくいために、やり忘れやスケジュールの遅延が発生しやすくなります。デイリータスクは、その日に実現できるレベルの内容にしましょう。

タスクを記入するときは、その仕事に必要な情報を参照しやすくしましょう。ノートページに書いたことを後々見直す機会があるなら、タスクと一緒に参照するページの日付を書きます。例えば、1月20日の会議で良いアイデアが思い浮かび、ノートページに克明にメモをとったとします。このプロジェクトの次のミーティングは26日です。そのときは、26日のデイリータスク欄に、「アイデア(1/20)」と記入します。そうすれば、26日にそのタスクを見ただけで、すぐに20日のアイデアに行き着くことができます。また、日付の代わりに、ファイルに綴じた書類やデータのファイル名を記入しておいてもいいでしょう。手帳は計画のためだけではなく、あなたの情報をいつでも蓄積し、引き出すためのデータベースにもできるのです。

仕事のタスクとプライベートのタスクを1つの手帳で管理していると、仕事のタスクにプライベートのタスクが埋もれて、後回しになってしまうことがあります。仕事のタスクは意識しなくても次々に発生するのに対して、プライベートのタスクは意識的に計画しないとなかなか実行できないことが原因のようです。デイリータスク欄の上から仕事のタスクを、下からプライベートのタスクを記入してみてはいかがでしょうか。タスクが仕事に偏っていると感じる方は、この方法でプライベートのタスクを意識して書き、実行するようにしましょう。デイリータスク欄の見た目がすっきりするだけでなく、生活のバランスをとることにもつながります。

会社でのポジションがあがったり、関わる仕事が増えれば、仕事での役割もおのずと増えることでしょう。そこに自分の能力開発や家族や地域の活動が加わると、1つのタスクリストだけでは管理しにくくなるかもしれません。そのような忙しい人には、デイリータスクリストを役割別に分割して、役割ごとにタスクを計画することをお勧めします。例えば、「部下育成」「Aプロジェクトリーダー」「チームマネジメント」「プライベート」といった役割別にタスクを記入するのです。役割ごとにタスクを計画することによって、本来の重要な仕事が計画しやすくなります。

職種や業種にもよりますが、自分ひとりでコツコツと仕上げる仕事よりも、人とコミュニケーションをとりながら仕事をするほうが多いのではないでしょうか。上司や部下、主要な協力会社や顧客など、仕事のパートナーや相手がある程度固定している場合は、デイリータスク欄に縦に線を引き、左側にあらかじめパートナーの名前を記入しておきます。記号やイニシャルでもいいでしょう。そして、主要な関係者ごとにタスクを計画するのです。そうすれば、伝え忘れや委任忘れが減り、効率的に仕事をこなすことができます。

必ずしもタスクリストに書いたこと全てを毎日達成できるわけではありません。むしろ、できないことのほうが多いかもしれません。その場合、進捗管理欄に先送り事項のマーク(→)を記入することになりますが、その際には先送りしたタスクを実施する日にちのタスクリストに必ず転記しましょう。そうしないと、そのタスクは忘れ去られ、実行されない危険性が高くなります。また、書き写すまで「後でタスクを転記する」ことを頭の片隅に覚えておかなければなりません。先送りしたタスクをその場ですぐに転記する習慣が、タスクのやり忘れを防ぐのです。

ミーティングや商談時のメモは、その日のノートページに記入することが多くなります。何かアクションが必要になったら、その時点で、実行する日のデイリータスクに記入するようにしましょう。例えば、お客さまとの商談時に、「15日までに企画書をください」と言われたら、10日のタスクリストに「企画書着手」、14日のタスクリストに「企画書仕上げる」と記入します。 これで、着手する10日まで、そのことを忘れておいてもかまわないのです。

タスクの実行の振り返りは、どちらかというとできなかったことをチェックしがちですが、自分に評価・採点をして、自分を褒めるのもひとつの方法です。
完璧にこなした場合はピンク、及第点の場合はオレンジ、着手はできた場合は青、適切な委任をした場合は緑といった具合にカラフルにチェックしてみましょう。
実行できなかったタスクも別の色で塗って、新たなタスク欄に書き込んでしまえば、さらに先送りされる確率は減るはずです。

仕事を頑張った1日は、自分でも気づかないぐらいに多くの仕事をこなしているものです。計画したことができなかったと落胆するよりは、やったことを追加してチェックを入れましょう。
「部長依頼のレポート作成」「田中からの質問への対応」「山田課長からの見積もり依頼」「新しい来週のアポイント」など、思い出せばいろいろなことをやっていることに気がつきます。
また、この方法を継続することで、自分がどういう飛び込み仕事が多いか、どういう対応が多いかを客観的に判断することができ、次の計画の精度が一段と高まります。

フランクリン・プランナーを主にビジネスで使用していると、どうしても土日のページに空欄が増えてしまいます。土日のページを1週間のプライベートのまとめとしてフルに活用しましょう。平日はビジネスのタスクが中心になってしまい、プライベートな事柄は先送りされがちです。例えば、土曜日のタスクリストには、今週やり残してしまったけれど、翌週には必ずやらなければならないタスクを記入したり、日曜日のタスクリストには、翌週のプライベートのタスクをまとめて記入したりしてみましょう。そのときは付箋やページファインダーを使って、すぐに開けるようにしておきましょう。